Die Büroarbeit im Griff: Entlastung durch VPAs

Die Büroarbeit ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Mag die Geschäftsidee auch noch so gut sein – funktionieren das Büromanagement und das Backoffice nicht, ist sie von vornherein zum Scheitern verurteilt. Das Problem ist: Gerade in jungen Unternehmen ist oft noch nicht das nötige Budget vorhanden, um einen Mitarbeiter nur für die Büroarbeit einzustellen. Der Firmeninhaber selbst schafft aber alleine längst nicht alles, was Tag für Tag anfällt. Brauchen Sie Unterstützung bei der Büroarbeit? Dann lernen Sie den Büroservice von eAssistentin.de kennen.

Ihre virtuelle persönliche Assistentin für die Büroarbeit

Die Besonderheit unserer virtuellen persönlichen Assistentinnen ist, dass sie aus der Ferne arbeiten. Sie alle sind im Home Office tätig, oftmals sogar vom Ausland aus. Für Sie bedeutet das: Wenige Tätigkeiten, die die persönliche Anwesenheit vor Ort erfordern, erledigen Sie weiterhin selbst. Alles, was sich über Internet und Telefon abwickeln lässt, können Sie an Ihre flexible Assistenz auslagern.

Ihre Assistentin kann verschiedenste Aufgaben für Sie übernehmen, beispielsweise:

·         Schriftverkehr mit Kunden und Geschäftspartnern

·         Erstellen von Serienbriefen

·         Transkriptionen von Aufnahmen und Videos

·         Übersetzungen in verschiedenen Fremdsprachen

·         Formatierungsarbeiten an Dokumenten

·         Organisation von Dienstreisen (Flug- und Hotelbuchung)

·         Reisekostenabrechnung

·         Vorbereitungen für Events

·         Betreuung und Pflege von Onlineshops

·         Datenerfassung

·         Internetrecherche

·         Analysen und Auswertungen

·         vorbereitende Buchführung inkl. Kassenführung und Rechnungsprüfung

·         Wareneinkauf

·         E-Mail-Management

·         Vereinbarung und Nachverfolgung von Terminen

·         Stammdatenverwaltung

·         Schreibarbeiten nach Diktat oder Manuskript

·         Erstellen von Präsentationsunterlagen

Büroarbeit auslagern: So funktioniert es

In nahezu jedem Unternehmen gibt es Aufgaben wie diese, die sich problemlos outsourcen lassen. Möchten Sie hierfür Ihre virtuelle persönliche Assistentin von eAssistentin.de nutzen, dürfen Sie sich auf den folgenden einfachen Prozess einstellen:

1.     Schritt: Schriftliche Anweisungen erstellen

Halten Sie in einem schriftlichen Briefing die Aufgabenstellung für die anfallende Büroarbeit, die zeitliche Vorgabe sowie den Abgabetermin bzw. die einzuhaltende Deadline fest.

2.     Schritt: Zwischenergebnisse anfordern

Handelt es sich um eine umfangreichere Aufgabe oder möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Briefing korrekt umgesetzt wird, lassen Sie sich einfach nach den ersten zwei bis drei Arbeitsstunden einen ersten Zwischenstand schicken.

3.     Schritt: Endergebnis abwarten

Nun können Sie sich zurücklehnen und abwarten, bis Ihnen das Endergebnis präsentiert wird. Ihnen obliegt dann lediglich noch die Qualitätskontrolle.

Anfänglich mag es Ihnen vielleicht etwas ungewohnt erscheinen, mit Ihrer persönlichen Assistenz vorwiegend per E-Mail oder Skype zu kommunizieren. Sie werden aber schnell feststellen, dass diese Art der Zusammenarbeit besonders effizient ist. Viele unserer Kunden möchten ihre VPA schon nach kurzer Zeit nicht mehr in ihrer täglichen Büroarbeit missen. Mehr Infos finden Sie unter eassistentin.de.